1. POLİTİKANIN AMACI VE KAPSAMI

EMİRLER TASARIM DEKORASYON MOB.TUR.İNŞ.TİC. ve SAN.LTD.ŞTİ. – etaconcept KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİ POLİTİKASI (“Politika”),Emirler Tasarım – etaconcept tarafından gerçekleştirilmekte olan işleme faaliyetlerine ve işlenmekte olan kişisel verilerin korunmasına yönelik iş ve işlemler konusunda usul ve esasları belirlemek amacıyla hazırlanmıştır.2010 yılında yapılan değişiklik sonucunda Anayasanın 20. maddesine eklenen fıkra ile kişisel verilerin korunması Anayasal güvence altına alınmış ve kişisel verilerin korunmasına ilişkin usul ve esasların kanunla düzenleneceği hükme bağlanmıştır. Bu kapsamda, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu 07.04.2016 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Öncelikle bir Anayasal hak olan kişisel verilerin korunması konusunda etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon, şirket bünyesinde farkındalığın oluşması için gerekli çalışmaları düzenleyerek ve iç işleyişi kişisel verilerin korunması mevzuatına uyumlu hale getirerek bunu bir şirket politikası haline getirmektedir. Bu Politika, etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon tarafından kişisel verilerin korunması kanunu ve ilgili mevzuat ile ortaya konulan düzenlemelerin uygulanması bakımından yol gösterme amacı taşımaktadır.

2. KAVRAMLARA AİT TANIMLARAÇIK RIZA:

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza. ANONİM HALE GETİRME: kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hâle getirilmesi.KİŞİSEL VERİ SAHİBİ : Kişisel verisi işlenen gerçek kişi. Örneğin; Müşteriler, çalışanlar.KİŞİSEL VERİ : Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi.ÖZEL NİTELİKLİ KİŞİSEL VERİ : Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlemdir.VERİ İŞLEYEN: Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.VERİ SORUMLUSU: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek ve tüzel kişidir.KVKK : 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu

3. KİŞİSEL VERİLERİN KAYIT ORTAMLARI

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon tarafından kişisel veriler aşağıdaki kayıt ortamları aracılığıyla işlenmektedir.- Sunucular- Çıkartılabilir bellekler (USB, Hafıza Kart vb.)-Bilgi güvenliği cihazları (güvenlik duvarı, günlük kayıt dosyası, antivirüs vb. )- Kişisel bilgisayarlar- Optik diskler (CD, DVD vb.)- Yazıcı, tarayıcı, fotokopi makinesi- Yazılımlar (ofis yazılımları, devlet kurumlarına ait yazılımlar)- Mobil cihazlar (telefon, tablet vb.)- Elektronik olmayan yazılı, basılı, görsel ortamlar

4. ÇALIŞAN VE ADAY KİŞİ GRUBU

4.1. Aday Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon, iş başvurusu amacıyla kendisine başvuran aday kişi grubuna ilişkin olarak;

• Özgeçmiş, iş tecrübesi, eğitim durumu,

• Adı Soyadı, T.C Kimlik No, Doğum Yeri ve Tarihi, Medeni Hali, Fotoğraf, Cinsiyeti,

• Telefon, Adres, E-mail (iletişim bilgileri),

• Giriş- çıkış kayıtları ve kamera kayıtları,

• Telekonferans, görüntülü görüşme, telefon gibi araçlarla veya yüz yüze mülakat yapılması durumunda edilen bilgilerin kayıtları,

• Referanslar veya etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon tarafından yapılan araştırmalar sonucu elde edilen bilgiler,

• Ücret beklentisi gibi bilgileri işleyebilir.

4.2. Çalışan Kişi Grubuna İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon, iş ilişkisi/ iş sözleşmesinin ifası nedeni ve amacıyla çalışan kişi grubuna ilişkin olarak;

• Özgeçmiş, fotoğraf, iş tecrübesi, eğitim durumu, diploma, sertifika, Mesleki Yeterlilik Belgesi, Psiko Teknik, SRC4, SRC2 Belgeleri, E ve G Ehliyet,

• Adı Soyadı, T.C Kimlik No, Kimlik Seri No, Anne Adı, Baba Adı, Doğum Yeri ve Tarihi, Medeni Hali, Dini, Kan Grubu, İmza, Fotoğraf, Kayıtlı olduğu il, İlçe, Mahalle, Köy, Cilt No, Aile Seri No, Cinsiyeti, Adli Sicil Belgesi,

• Telefon numarası, Adres, E-mail adresi, tercih ettiği bir yakınının telefon numarası (iletişim bilgileri),

• Referanslar veya etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon tarafından yapılan araştırmalar sonucu elde edilen bilgiler,

• Ücret beklentisi, ücret ödeme şekli gibi bilgiler,

• Sabıka kaydı, sağlık raporu (Akciğer Grafiği, Göz Raporu, Kulak Odiyometrisi, Hepatit Testi, Solunum Fonksiyon Testi), İcra Takip belgeleri

• Askerlik tescil belgesi, SGK hizmet dökümü,

• Finans verileri, kamera kayıtları, iş seyahatleri bilgileri, konum verisi,

• Araç tahsis bilgileri, ferdi kaza sigortası, iş kıyafet bedenleri, özel sağlık sigortası bilgilerini işlemektedir.

4.3. Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon başvurunun niteliğini dikkate alarak adayın aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• Adayın niteliğini, tecrübesini, ilgisini ve açık pozisyona uygunluğunu değerlendirmek,

• Gerektiği takdirde, adayın ilettiği bilgilerin doğruluğunun kontrolünü yapmak veya üçüncü kişilerle iletişime geçip aday hakkında referans araştırması yapmak,

• Başvuru ve işe alım süreci hakkında aday ile iletişime geçmek veya uygun olduğu takdirde, sonradan açılan herhangi bir pozisyon için aday ile iletişime geçmek,

• Herhangi bir mevzuatın gereklerini ya da yetkili kurum veya kuruluşun taleplerini karşılamak,

• etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon’ un uyguladığı işe alım ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,

• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetleri icra etmek.

4.4. Çalışanların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon çalışan kişi grubunun aşağıdaki amaçlarla kişisel verilerini işlemektedir:

• etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon ’un uyguladığı iş sözleşmesi ilkelerini geliştirmek ve iyileştirmek,

• Acil durum süreçlerinin yürütülebilmesi,

• Denetim etik faaliyetlerin yürütülebilmesi,

• İnsan kaynakları süreçlerinin yürütülebilmesi,

• Doğabilecek uyuşmazlıklarda veya gerçekleşebilecek adli bir vakada yetkili kamu kurum veya kuruluşların taleplerinin karşılanabilmesi,

• Çalışanın istihdamı ile ilgili olarak yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla,

• Personellere maaş hesabı açılması, gerektiği durumlarda kiralık araç verilmesi, telefon verilmesi, telefon hattı verilmesi, yemek kartı verilmesi, otomatik bireysel emeklilik işlemlerinin yerine getirilmesi amacıyla,

• Çalışanın görevini yerine getirebilmesi için gerekli sağlık koşullarının takibi amacıyla;

• Çalışanın maaşına konulan maaş hacizlerinin takibi amacıyla,

• etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon’ un kalite, bilgi güvenliği ve gizlilik politikalarının ve standartlarının sağlıklı olarak temini ve denetimi amacıyla,

• Şirket seyahatlerinin organize edilmesi amacıyla,

• Acil durumların varlığı halinde Çalışanın kendi rızası ile verdiği kişiler ile iletişime geçilmesi amacıyla,

• İşe giriş ve çıkışların tespiti ve kontrolü amacıyla,

• Üst yönetime yapılacak raporlama ve analizlerin hazırlanması amacıyla,

• Yazılım, kurumsal kaynak planlaması, raporlama, pazarlama vs. gibi işlevlerin yerine getirilmesi,

• Performans değerlendirmesi yapmak ve ücret politikaları belirlemek amacıyla,

• İşyerinde gizlilik ve güvenlik uygulamaları nedeniyle kamera görüntülerinin kaydedilmesi,

• Kanun ve yönetmelikler ile belirlenmiş gerekliliklerin ifa edilmesi (vergi mevzuatı, sosyal güvenlik mevzuatı, borçlar hukuku mevzuatı, ticaret hukuku mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği hukuku, elektronik iletişim ile ilgili mevzuat vs. ilgili tüm mevzuatlar)

• İş sağlığı ve güvenliği çerçevesinde yapılması gereken faaliyetlerin icra etmek.

4.5. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

İşe alım sürecinde adayların kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanmaktadır:

• Matbu veya elektronik ortamda yayınlanan başvuru formu,

• Adayların etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon’ a e-posta, referans ve benzeri yöntemlerle ulaştırdıkları özgeçmişler,

• İstihdam veya danışmanlık şirketleri, İşkur, İK siteleri ile Linkedin,

• Aday tarafından iletilen bilgilerin doğruluğunu teyit etmek amacıyla yapılan kontroller ile etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon Mobilya tarafından yapılan araştırmalar, etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon toplanan kişisel verileri bilgisayar sistemleri ve insan kaynakları personeli vasıtasıyla otomatik olan veya otomatik olmayan yollarla işler.

4.6. Adaylar Hakkında Referans Araştırması Yapılması

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon, adaylar hakkında, adayların iş başvuru formunda ilgili alanları doldurmak suretiyle belirtmiş olduğu bilgiler ile referans araştırması yapabilir. Yapılacak referans araştırması genel olarak adayın verdiği bilgilerin doğruluğunu teyit etmeye yönelik olacaktır. Ayrıca adayın kendisi hakkında sakladığı ve etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon açısından risklerin doğmasına sebep olabilecek bilgileri tespit etmek de yapılabilecek araştırmanın amaçları arasında olacaktır. Referans araştırması yapılması amacıyla iletişime geçilecek olan kişilere karşı aydınlatma yükümlülüğü ilk iletişim anında etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon yetkilisi tarafından yerine getirilecektir. Yapılacak referans araştırması kapsamında üçüncü kişilerle adaylara ait kimlik bilgileri, iş ve eğitim tecrübeleri gibi gerekli kişisel veriler paylaşılabilir. Ayrıca adaylar hakkında üçüncü kişilerden kişisel veri elde edilebilir. Adaylar, kendileri ile ilgili yapılacak referans araştırması hakkında her zaman etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon ile irtibat kurabilir.

4.7. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerine İlişkin Hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun (“KVKK”) 11. Maddesinden kaynaklanan haklarını kullanmak isteyen adaylar bu Politika’da açıklanan usul ve esaslar kapsamında etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon’ a başvurabilirler.

4.8. Adaylık Sürecinde Toplanan Kişisel Verilerden İşe Alım Halinde İşlenmesine Devam Edilecek Olanlar

İşe alım süreçleri boyunca aday hakkında toplanan ve işlenen tüm kişisel veriler, adayın ilgili açık pozisyonda istihdam edilmesine karar verilmesi halinde özlük dosyasına aktarılır.

4.9. Çalışanların ve Adayların Kişisel Verilerinin Güvenliği

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon işlediği kişisel verilerin güvenliği bakımından, veri konusu kişi grupları (aday, kişi grubu, stajyer gibi) arasında ayrım gözetmez. Kişisel verilerin güvenliği hakkında detaylı bilgi bu dokümanın kişisel verilerin güvenliğine ilişkin bölümünde yer almaktadır.

5. MÜŞTERİ

5.1. Müşterilere İlişkin Toplanan Kişisel Veriler

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon tarafından müşteriye sunulan hizmet, ürün ya da ticari faaliyete bağlı olarak değişkenlik gösterebilmekle beraber; sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda, etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon tarafından temin edilerek ve etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon ürün ve hizmetlerini kullanımınız süresince aşağıda yer alan kişisel verileriniz işlenmektedir:

• Ad ve soyad, telefon numarası, Mail Adresi, elektronik posta adresi (iletişim bilgileri), Ses kayıtları, kamera kayıtları, Mesleki Bilgileri

• Müşteri talepleri, önerileri ve müşteri denetim raporları.

5.2. Müşterilerin Verilerinin Toplanma ve İşlenme Amaçları

etaconcept -Emirler Tasarım Dekorasyon müşteriye sunduğu hizmet ile aralarındaki iş ilişkisini dikkate alınarak müşterinin aşağıdaki amaçla kişisel verilerini işlemektedir:

• Muhasebe ve finansal Süreçlerinin Yürütülmesi, Tahsilat yapmak ve teyit etmek amacıyla,

• Müşteri tarafından istek doğrultusunda doldurulmuş bulunan öneri ve talep formlarının değerlendirilmesi ve işin geliştirilmesi.

• Müşteriye sağlanan hizmetlerin sağlıklı şekilde gerçekleştirilebilmesi, fiziksel güvenlik önlemlerinin sağlanması

5.3. Müşterilerin Kişisel Verilerinin Toplanma ve İşlenme Yöntemleri

Görüşme ve/ veya değerlendirme sürecinde müşterilerin kişisel verileri bu Politika’da belirtilen diğer yöntem ve vasıtalarla birlikte veya ek olarak aşağıdaki yöntem ve vasıtalarla toplanabilir:

• Sözlü, yazılı ya da elektronik ortamda; e-posta, yazılı dilekçe/ öneri-talep formları ile.